Home
Dissiplinêre kode & prosedure

 

 

Hierdie kode dien as riglyn aan die werknemer met betrekking tot wat as onaanvaarbare gedrag beskou sal word.  Dit spel uit hoe __________________sal handel in geval van 'n oortreding en gee 'n riglyn ten opsigte van die moontlike dissiplinêre maatreëls wat toegepas mag word.

 

1. OORTREDINGS

Oortredings word in drie onderafdelings verdeel, naamlik geringe oortredings,  ernstige oortredings en baie ernstige oortredings.  Die erns van die oortreding sal bepaal hoe daar met die oortreder gehandel word.  In die tabel hieronder word die verskillende oortredings en hul ernstigheidsgraad uiteengesit.

 

 

GERINGE OORTREDINGS

 

ERNSTIGE OORTREDINGS

 

BAIE ERNSTIGE OORTREDINGS

 

Laat vir diens

 

Afwesigheid

 

Weiering van 'n redelike opdrag  

 

Neem van langer rustye as toegestaan of vroeg van diens gaan sonder toestemming

 

Verlies of beskadiging van _________ of enige van sy  kliënte se eiendom deur nalatigheid

 

Diefstal

 

Geringe nalatigheid (nalatigheid wat nie ernstige finansiële implikasies inhou nie)

 

 

Siekte voorgee

 

Aanranding of geweldpleging

 

Versuim om aan voorwaardes vir inwoning op die besigheidsperseel te voldoen

 

Slaap terwyl aan diens

 

Oneerlikheid of die maak van enige wanvoorstelling

 

 

 

Onwelvoeglike gedrag

 

Dronkenskap terwyl aan diens

 

 

 

Misbruik van inligting wat uniek is aan ___________ of enige van sy kliënte en as vertroulik beskou word deur _________ vir persoonlike voordeel

 

Kwaadwillige beskadiging van eiendom

 

 

 

Ongemagtigde gebruik van __________ of enige van sy kliënte se eiendom vir privaat doeleindes en/of gewin

 

Ernstige ondermyning van __________ se besigheid, posisie of gesag

 

Swak diensverrigting

 

Swak werklewering sluit in, traagheid om take uit te voer, nie-nakoming van keerdatums of -tye, onvolledige werk en slordige werk.  Swak werklewering sal soortgelyk aan geringe oortredings hanteer word.

 

In geval van herhaalde, patroonmatige oortredings van enige aard oor 'n aaneenlopende tydperk sal _____________ daarop geregtig wees om die werknemer aan 'n dissiplinêre ondersoek te onderwerp.  In so 'n geval sal die werknemer weens swak werklewering as 'n ernstige oortreding vervolg word.

 

Ongeskiktheid

 

Ongeskiktheid is nie wangedrag nie, maar word hier ingesluit omdat dit tot ontslag kan lei.  Twee tipes ongeskiktheid word onderskei, naamlik ongeskiktheid weens siekte, wat tydelik of permanent kan wees, en ongeskiktheid uit regsweë.

 Wanneer 'n werknemer ongeskik raak weens siekte, sal die moontlikheid van herstel in ag geneem word en mag verlof sonder salaris toegestaan word vir 'n ooreengekome tydperk. ___________^_^_Z_Z mag dan ontslag met kennisgewing oorgeeg met inagneming van die werk wat verrig moet word en die impak van die werknemer se voortgesette afwesigheid daarop.

 'n Werknemer raak uit regsweë ongeskik indien hy aangehou word.  _________________ mag so 'n werknemer ontslaan uit sy diens nadat hy die rede vir aanhouding sowel as die periode van aanhouding oorweeg het.

 

Diensverlating / Dros

 

'n Werknemer word geag die diens van _______________ te verlaat het indien hy langer as sewe (7) dae afwesig is sonder die verskaffing van 'n rede of goedkeuring. ______________ sal so 'n werknemer op die derde dag van aaneenlopende afwesigheid skriftelik waarsku by sy laaste bekende adres aangaande die gevolge van sy afwesigheid.

 Indien afwesigheid op 'n Maandag na 'n af naweek 'n aanvang neem, sal die eerste dag van afwesigheid geag word die Maandag te wees.  Indien 'n naweek volg op enige tydperk van aaneenlopende afwesigheid, sal die naweek deel vorm van die berekening van sewe (7) dae.

 Indien die werknemer binne die sewe (7) dae na sy laaste dag van diensverrigting weer aanmeld, sal hy aan 'n dissiplinêre ondersoek onderwerp word.  Indien 'n werknemer na sewe (7) dae steeds afwesig is, sal ___________ sy dienskontrak beëindig en geen voordele sal betaalbaar wees nie.

 Sou 'n werknemer wat weens diensverlating ontslaan is binne 'n redelike tyd daarna weer rapporteer vir diens, mag _____________   herindiensneming oorweeg na gelang daarvan of die werknemer 'n geldige en redelike rede verskaf vir si optrede en met inagneming daarvan of die pos reeds gevul is of nie.

 

 

2. DISSIPLINÊRE MAATREËLS

 

2.1 Die volgende dien as riglyn van welke dissiplinêre maatreëls vir verskillende tipes oortredings gebruik sal word. __________kan volgens sy diskressie te enige tyd 'n geringer dissiplinêre maatreël toepas as wat in hierdie riglyn weergegee is, mits so 'n besluit billik en regverdig is in verhouding tot die hantering van alle ander werknemers in soortgelyke omstandighede.

 

 

 

 

GERINGE OORTREDINGS

 

ERNSTIGE OORTREDINGS

 

BAIE ERNSTIGE OORTREDINGS

 

1ste OORTREDING

 

Mondelinge waarskuwing

 

Eerste of finale skriftelike waarskuwing

 

Finale skriftelike waarskuwing of ontslag met of sonder kennisgewing

 

2de OORTREDING

 

Eerste skriftelike waarskuwing

 

Finale skriftelike waarskuwing of ontslag met kennisgewing

 

Ontslag met of sonder kennisgewing

 

3de OORTREDING

 

Finale skriftelike waarskuwing

 

Ontslag met kennisgewing

 

 

 

4de OORTREDING

 

Ontslag met kennisgewing

 

 

 

 

 

 

2.2 Die geldigheidsduur van waarckuwings sal sjos volg wees:

 

 

 

TIPE WAARSKUWING

 

GELDIGHEIDSDUUR

 

Mondelinge waarckuwing

 

Drie (3) maande

 

Eerste skriftelike waarskuwing

 

Ses (6) maande

 

Finale skriftelike waarskuwing

 

Nege (9) maande

 

Indien daar 'n geldige waarskuwing teen 'n werknemer van krag is wanneer hy aan 'n oortreding skuldig bevind word, sal die bestaande waarskuwing in ag geneem word wanneer die volgende dissiplinêre maatreël opgelê word.  'n Bestaande waarskuwing het dus 'n verswarende effek op daaropvnlgende dissiplinêre maatreëls.

 

 2.3 Ontslag met of sonder kennisgewing weens wangedrag sal ontslag wees sonder die uitbetaling van verlofkrediet.  Geen getuigskrif of dienssertifikaat sal uitgereik word nie.

 Die kennistydperk is afhanklik van die wyse van betaling:

* Indien die werknemer maandeliks salaris ontvang het, sal een maand kennis gegee word of een maand salaris in plaas van kennisgewing betaalbaar wees.

* Indien die werknemer weekliks salaris ontvang het, sal een week kennis gegee word of een week salaris betaal wnrd in plaas van kennisgewhng.

 Ontslag op grond van ongesjiktheid sal met kennisgewing of met betaling in plaas van kennisgewing wees en 'n getuigskrif en dienssertifikaat sal wel uitgereik word.

 

3. SKORSING

 

 'n Werknemer kan tydelik geskors word hangende die afhandeling van 'n dissiplinêre ondersoek ten opsigte van 'n baie ernstige oortreding.  Sodanige skorsing vind plaas met behoud van salaris en is nie 'n strafmaatreël nie.  Die doel van skorsing is uitsluitlik om ___________ te beskerm teen enige moontlike verdere skade wat deur die betrokke werknemer se voortgesette teenwoordigheid by die werkplek veroorsaak mag word.

 Wanneer skorsing oorweeg word moet ___________ redes vir sy voorgenome aksie aan die werknemer verskaf.  Die werkgewer moet ook die werknemer aanhoor met betrekking tot enige redes wat die werknemer wil aanvoer waarom hy van mening is dat skorsing nie 'n gepaste stap is nie.

 Nadat die werkgewer besluit het om 'n werknemer ingevolge hierdie prosedure te skors, moet hy die werknemer inlig aangaande die rede vir sy besluit.

 Disciplinêre ondersjeke mjet so spoedig moontlik na skorsing afgehandel word.

 

4. DISSIPLINÊRE PROSEDURE

4.1 Geringe oortreding

 In geval van 'n geringe oortreding waarvoor daar nie 'n vorige waarskuwing van krag is nie, kan enige bestuurder of werknemer van ______________ wat in 'n toesighoudende posisie teenoor die oortredende werknemer is, summier 'n mondelinge waarskuwing gee.

 'n Mondelinge waarskuwing word informeel gerekordeer by wyse van 'n nota.

 4.2        Ernstige en baie ernstige onrtredings

 __Z_Z_Z_Z_J cal die werknemer binne 'n redelike tyd nadat die beweerde oortreding plaasgevind het skriftelik inlig dat 'n dissiplinêre ondersoek gehou gaan word.  Die volgende inligting sal verskaf word:

* Die beweerde oortreding waarvan die werknemer verdink word.

* Voldoende besonderhede met betrekking tot die beweerde oortreding wat die werknemer in staat sal stel om vir die ondersoek voor te berei.  Dit sluit in vermelding van die datum, tyd en plek van die oortreding.

* Die datum, tyd en plek van die disciplinêre ondersjej.

* Die werjnemer sal ingelig wjrd ten opsigte van die reg tot verteenwoordiging en die reg om sy kant van die saak te stel.

 

____________ sal die werknemer ten minste 48 uur kennis gee van 'n dissiplinêre ondersoek en sodanige kennis tydperk sal nie oor 'n naweek geskied nie.

 

Die werknemer sal geregtig wees op verteenwoordiging deur 'n erkende vakbondverteenwoordiger of 'n medewerknemer. Die dissiplinêre ondersoek sal 'n formele formaat aanneem.  Ten minste die volgende persone sal teenwjordig wees by 'n dissiplinêre ojdercoek:

 

* Die voorsitter - 'n bestuurder van ____________

* Sekretaris - slegs vir die neem van notules, hierdie persoon het geen inspraak in die verrigtinge nie.

* Die beskuldigde werknemer

* Getuies

 

4.2.1 Verloop van die verhoor

 

Tydens die ondersoek sal die werknemer gekonfronteer word met die getuienis teen hom en sal hy die geleentheid hê om sy kant van die saak te stel.  Die voorsitter van die ondercoek sal alle getuienis opGeeg ej 'n beslisshnb met betrekjiJg tJt die wdrJnemer sd skuld neem op grnnd van die oorweging van waarskynlikhede.  Die volgende stappe sal tydens die verhoor gevolg word:-

 

* Die klagte(s) word aan die beskuldigde voorgelees.

* Die beskuldigde wnrd die geleentheid gebied om op die klagtes te pleit, m.a.w. aandui of hy skuldig is aan die beweerde oortreding of nie.

* Indien die werknemer skuldig pleit, word geen getuienis aangehoor nie en die voorsitter hoor slegs die werknemer se opinie aangaande 'n gepaste dissipliNêre maatreël aan, bestudeer die werknemer se diensrekord en lê dan 'n dissiplinêre maatreël op.

* Indien die werknemer onskuldig pleit, sal die voorsitter getuies roep om die werkgewer se saak te stel.

* Die werknemer sal die geleentheid gebied word om elke getuie te kruisondervra.

* Die werknemer sal dan die geleentheid hê om sy eie getuies te roep en vrae te vra.

* Die voorsitter mag die werknemer se getuies ook ondervra.

* Nadat die getuienis aangehoor is, bied die voorcitter die wdrjnemer geleejthehd oh cy saaJ Np te soh en ol aan te dui wat hy dink die vnorshtter se bevinding behoort te wees na inagneming van die getuienis.

* Die voorsitter som nou die getuienis op.

* Die voorsitter kan die verhoor op hierdie stadium verdaag om 'n besluit te neem, veral as die getuienis gekompliseerd is, om te besluit of die werknemer skuldig is aldan nie.

* Die voorcitter maak sy beslissing bekend aangaande die werknemer se skuld of onskuld en gee redes vir sy besluit.

* Nou word die werknemer se diensrekord aan die voorcitter vnorgehou.

* Die werknemer kry die geleentheid om versagtende omstandighede aan die voorsitter voor te hou.

* Die voorsitter mag die verhoor weer verdaag om 'n geskikte dissplinêre maatreël te oorweeg aan hand van die riglyne hierbo uiteengesit.

* Die voorsitter maak die dissiplinêre maatreël bekend en gee redes vir sy besluit.

* Die dissiplinêre maatreël word skriftelik bevestig en die werknemer word versoek om daarop te teken as bewys van ontvangs.

* Die voorsitter stel die werknemer in kennis van sy reg om die aangeleentheid vhr verdere ojrfegiNg iJgevjlbe die Wet op Arbeidsverhoudinge, 1995, te verwys.

 

4.3 Rekordhouding

 

_____________________sal skriftelike rekord hou van alle dissiplinêre verrigtinge en sodanige rekord op die werknemer se persoonlike lêer liaseer.  Enige sodanige rekord moet op skriftelike versoek aan die werknemer of sy gevolmagtigde verteenwoordiger voorcien word.

 

5. WYSIGINGS AAN PROSEDURE

 

Hierdie prosedure kan deur _________^________iN oorleg met die werknemerc gewysig word, met dien verctaande dat die prosedure nie strydig is met die riglyne uiteengesit in die Wet op Arbeidsverhoudinge, 1995, nie.

 

What does POPI compliance mean?

By Jan du Toit

 

Latest developments – Registration of Information Officers:

 

On 17 May 2021 the Information Regulator’s long awaited online portal went live for the registration of Information and Deputy Information Officers.

 

The Information Officer of a Responsible Party is the person at the head of your company (CEO or MD) or any person acting in such capacity, or specifically appointed by the MD or CEO to be the Information Officer. Registration must be completed before the end for June 2021.

 

The address for the portal is  https://justice.gov.za/inforeg/portal.html   

 

The following information is required to successfully register: 

  • Company name.

  • Company registration number.

  • Company type.

  • Company physical and postal addresses.

  • Company telephone and fax numbers.

  • Information Officer gender, nationality, full name and surname, ID or passport number.

  • Deputy Information Officers same details as per above.

 

POPIA Compliance – what must be done?

With a little more than a month left before POPI becomes fully effective, many employers may find themselves out of time to become fully compliant to amongst other considerations, the 8 processing conditions prescribed in the Protection of Personal Information Act.

 

To be considered compliant the following must be considered and applied in the business of a Responsible Party before 1 July 2021. 

  1. POPI training / awareness sessions for the CEO / MD, managers and others tasked with the company’s POPI compliance project. Have a look on our website for the next POPIA training dates.

  2. Compliance audit to be conducted company-wide per department / division to determine the current processing practices within the organization and to establish what needs to be done to be compliant.

  3. Correction of contraventions as identified, and to introduce reasonable technical and organizational measures to prevent the loss or unauthorized access of Personal Information.

  4. Introduction of Data Subject rights and consent in the business through policies and consent clauses / paragraphs / contracts.

  5. The introduction of a PAIA manual (Promotion of Access to Information Act) that incorporates data subject rights and participation in terms of POPIA. This manual must be published on one of the company’s websites. It is also important to note that the current exemption granted by the Minister of Justice for some business to not have such a manual in place currently, expires at the end of June 2021.

  6. General staff POPI policy and legislation awareness training.

  7. Registration of the company’s Information Officer (the CEO, MD or any person acting in such position).

  8. Follow-up assessment on compliance measures and adherence thereto.

 

It is important to note that no institution, not even the Information Regulator, can “accredit” any Responsible Party in South Africa to be compliant in terms of legislation. Compliance (or otherwise) will only be determined should an investigation be launched by the Information Regulator following a complaint. Should such an investigation confirm a lack of compliance, consequences such an administrative fine not exceeding R10m may follow (which one may luckily pay off in instalments). Further to this those whose rights are infringed upon by a Responsible Party not adhering to the requirements of POPIA, may also institute civil proceedings. Such  proceedings may result in compensation being awarded for loss, as well as aggravated damages determined at the discretion of the court.

 

In terms of section 19 of the Act, the Responsible Party (business owner / employer) is required to introduce reasonable organizational and technical measures to secure the integrity and confidentiality of Personal Information. The organizational measures referred  to above includes inter alia both internal and external policies to introduce the principle of protection of personal information in the workplace, as well as the rights of data subjects.

 

To allow you more time to focus on your business, the author of this article compiled a bundle of detailed policies for your business, ready to use. This includes all relevant forms to be used and a template document with draft consent clauses / paragraphs / rules  to be incorporated into service and employment contracts, job applications, credit and other applications forms, WhatsApp and Facebook groups / pages, and Independent Contractor agreements.

 

Also included is an Operator Agreement as required in terms of section 21 of the Act and a consent letter for existing clients / service providers, to agree to the continued processing of their Personal Information beyond June 2021.

 

The policies bundle includes: 

  • Privacy notice template to be published on your website.

  • Personal information protection policy.

  • Personal information retention policy.

  • Data breach policy.

  • Data breach register - form.

  • Data breach report - form.

  • Data security policy.

  • Data subject access request policy and procedures.

  • Data subject access request forms.

  • Processing agreement with third parties as Operators - contract.

  • Data subject participation - draft consent paragraphs / clauses to be incorporated into service and employment contracts, job applications, credit and other applications forms, WhatsApp and Facebook groups / pages and Independent Contractor agreements

  • Guidelines on the appointment of deputy information officers, inclusive of appointment letter.

 

For only R3750 you can now order you set of POPI policies, ready to use. Contact Jan du Toit for further assistance at [email protected]

 

 

 

 

 

 

 

 

Courses and Workshops

 

                   

 

POPIA: Protection of Personal Information Act

22 June 2021 (09:00 - 12:00) Fully Booked)

Interactive Online Course

22 June 2021 (13:00 - 16:00) (Fully Booked)

Interactive Online Course

23 June 2021 (09:00 - 12:00) (Fully Booked)

Interactive Online Course

23 June 2021 (13:00 - 16:00) (Fully Booked)

Interactive Online Course

29 June 2021 (09:00 - 12:00) Fully Booked)

Interactive Online Course

30 June 2021 (13:00 - 16:00)

Interactive Online Course

COVID-19 Workplace Compliance Health, Safety and Claims Management Course

23 & 24 June 2021 (08:30 - 13:00)

Inter active Online Course

Basic Labour Relations

24 June 2021 (09:00 - 16:00) (Fully Booked)

Interactive Online Course

29 July 2021 (09:00 - 16:00)

Interactive Online Course

AARTO and the Impact on Your Business

25 June 2021 (09:00 - 12:00)

Interactive Online Course

Employment Equity Committee Training

02 July 2021 (09:00 - 16:00)

Interactive Online Course

Workshop Chairing Disciplinary Hearings

15 & 16 July 2021 (09:00 - 16:00)

Interactive Online Course

Compensation for Occupational Injuries and Diseases Course

16 July 2021 (09:00 - 12:00)

Interactive Online Course

Managing Poor Performance/ Incapacity

22 July 2021 (09:00 - 12:00)

Interactive Online Course

Management and Leadership Skills

28, 29 & 30 July 2021 (08:30 - 16:00)

Interactive Online Course

The OHS Act and the Responsibilities of Management

29 July 2021 (08:30 – 16:00)

Interactive Online Course

 

 Our Clients 

 

Android App On Google Play

Android App On Google Play